Recht auf Information

Jede verantwortliche Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet, muss den Personen, deren Daten verarbeitet werden (Betroffene), bestimmte Informationen auf Anfrage zur Verfügung stellen, denn es gilt ein Recht auf Information. So sind die betroffenen Personen in der Lage, ihre Rechte angemessen auszuüben.

• Werden die Daten direkt bei der betroffenen Person erhoben, müssen die Informationen zum Zeitpunkt dieser Erhebung erteilt werden können.
• Werden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, muss die Informationen innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens aber binnen eines Monats, erfolgen.
• Werden die Daten zur Kommunikation verwendet, muss die Informationen spätestens zum Zeitpunkt dieser Kommunikation erfolgen.
• Vor einer Zweckänderung bereits gespeicherter Daten, ist die betroffene Person zu informieren.

• Die Informationen kann schriftlich oder in anderer Form (Beispiele: Informationsblatt, Flyer, Aushang, Schild, Bildsymbole, Fax), ggf. auch elektronisch erteilt werden.
• Ist die betroffene Person anwesend (zum Beispiel im Rahmen eines Kund : innen-/ Beratungsgesprächs), kann die Informationspflicht dadurch erfüllt werden, dass aktiv auf einen Aushang hingewiesen wird.
• Um die Informationen in Ruhe nachlesen zu können, können die Informationen zusätzlich auf der Unternehmens-Website zur Verfügung gestellt werden.
• Bei telefonischen Anfragen (Erst-Kontakt) sind die Basisinformationen zur grundsätzlichen Datenerhebung ebenfalls zu nennen und ein Verweis auf die schriftlichen Informationen zu geben. So soll verhindert werden, dass die betroffene Person am Telefon mit den Informationen „überhäuft“ wird.
• Bei einer Erst-Kommunikation per Brief / Mail kann ein Informationsblatt, z.B. im ersten Antwort-Schreiben, an die betroffene Person versandt werden (z.B. als Anlage zur Eingangsbestätigung einer Anfrage).

Basisinformationen = Bezeichnung der / des Verantwortlichen, die Einzelheiten der Verarbeitungszwecke und ein Hinweis zu den Betroffenenrechten.

Muss die betroffene Person (schriftlich) bestätigen, dass sie die Information zur Kenntnis genommen hat? 

Nein, der betroffenen Person muss lediglich die Gelegenheit gegeben werden, die Informationen zu erhalten. Sie muss die Informationen jedoch nicht zur Kenntnis nehmen, wenn sie dies nicht möchte.

Wie sind fremdsprachige Personen zu informieren?  

Grundsätzlich müssen die Informationen in deutscher Sprache erteilt werden.