Organisation und Umgang mit der BEM-Akte
Hat sich der / die Mitarbeiter : in für die Durchführung eines BEM-Verfahrens entschieden, muss eine von der Personalakte abgesonderte BEM-Akte angelegt werden.
Das ist notwendig, weil die im Rahmen des BEM-Verfahrens erhobenen (Gesundheits-)Daten besonders schutzwürdig sind. Die Organisation und der Umgang mit der BEM-Akte sollte deshalb besonders sorgfältig sein.
Nur unter besonderen Umständen ist eine Ausnahme zulässig, wozu auch die Durchführung eines BEM-Verfahrens gehört.
Um diese sensiblen und besonders schutzwürdigen Daten aufzubewahren, gelten für den Umgang und die Aufbewahrung der BEM-Akte hohe Anforderungen.
Diese sind im Wesentlichen:
- Gesundheitsdaten aus der BEM-Akte dürfen nicht in die Personalakte übernommen werden.
- Eine BEM-Akte ist räumlich und funktional von der Personalakte getrennt aufzubewahren.
- Daten, die als Nachweis über das ordnungsgemäße BEM-Verfahren gelten, dürfen in die Personalakte übernommen werden.
Dazu gehören:
– Zeitpunkt des BEM-Angebots sowie Ergebnis (Zusage / Ablehnung)
– Angabe von konkreten Maßnahmen, die angeboten und umgesetzt wurden - Die BEM-Akte sollte in Papierformat geführt werden.
- Zugriff auf BEM-Akte besteht ausschließlich für eine fest definierte und limitierte Personenzahl. Mitarbeiter : innen aus der Personalabteilung sollten nicht darunter sein, um der Zweckentfremdung von Daten vorzubeugen.
- Eine BEM-Akte wird in einem separat zu verschließenden Schrank aufbewahrt, der sich im Sicherheitsbereich eines / einer BEM-Verantwortlichen befindet.
- Der Zugriff auf eine BEM-Akte wird mit Datum und Unterschrift protokolliert.
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