Organisation und Umgang mit der BEM-Akte
Hat sich der / die Mitarbeiter : in für die Durchführung eines BEM-Verfahrens entschieden, muss eine von der Personalakte abgesonderte BEM-Akte angelegt werden.
Das ist notwendig, weil die im Rahmen des BEM-Verfahrens erhobenen (Gesundheits-)Daten besonders schutzwürdig sind. Die Organisation und der Umgang mit der BEM-Akte sollte deshalb besonders sorgfältig sein.
Nur unter besonderen Umständen ist eine Ausnahme zulässig, wozu auch die Durchführung eines BEM-Verfahrens gehört.
Um diese sensiblen und besonders schutzwürdigen Daten aufzubewahren, gelten für den Umgang und die Aufbewahrung der BEM-Akte hohe Anforderungen.
Diese sind im Wesentlichen:
- Gesundheitsdaten aus der BEM-Akte dürfen nicht in die Personalakte übernommen werden.
- Eine BEM-Akte ist räumlich und funktional von der Personalakte getrennt aufzubewahren.
- Daten, die als Nachweis über das ordnungsgemäße BEM-Verfahren gelten, dürfen in die Personalakte übernommen werden.
Dazu gehören:
– Zeitpunkt des BEM-Angebots sowie Ergebnis (Zusage / Ablehnung)
– Angabe von konkreten Maßnahmen, die angeboten und umgesetzt wurden - Die BEM-Akte sollte in Papierformat geführt werden.
- Zugriff auf BEM-Akte besteht ausschließlich für eine fest definierte und limitierte Personenzahl. Mitarbeiter : innen aus der Personalabteilung sollten nicht darunter sein, um der Zweckentfremdung von Daten vorzubeugen.
- Eine BEM-Akte wird in einem separat zu verschließenden Schrank aufbewahrt, der sich im Sicherheitsbereich eines / einer BEM-Verantwortlichen befindet.
- Der Zugriff auf eine BEM-Akte wird mit Datum und Unterschrift protokolliert.
Wir sind davon überzeugt, dass Wissen kein zu vermarktendes Gut darstellen soll. Daher stellen wir unser Wissen der Öffentlichkeit zur Verfügung.
Die beiden Webseiten Atena360 und Plato360 werden von der Firma ShapeMinds betrieben. Diese sitzt in Berlin und betreibt zusätzlich auch das Portal Edward360. Bei Edward360 handelt es sich um ein 360°-Hinweisgebersystem, das allen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht.
Die Firma ShapeMinds ist eine hundertprozentige Tochter der Wiemer Arndt UG, welche eine 360°-Dienstleistung im Bereich des Datenschutzes, der IT-Sicherheit und des Online-Marketings bietet und zusätzlich Webapplikationen, Webseiten sowie Online-Shops erstellt.
Mit unserer Arbeit unterstützen wir bundesweit Unternehmen aus dem Bereich des Sozial- und Gesundheitswesens, der Industrie, des Handels und öffentliche Institutionen sowie die evangelische Kirche, Ärzte und Rechtsanwälte.
Unsere drei Standorte in Freiburg, Berlin und Gelsenkirchen ermöglichen uns eine Präsenz über das gesamte Bundesgebiet.
Uns liegt viel daran, mit unserem Team das Fundament für ein sicheres Wachstum und eine stabile Unternehmensentwicklung zu schaffen. Daher können wir Sie mit über 30 Jahren Erfahrung bei aktuellen und ebenso bei zukünftigen Herausforderungen sicher begleiten.
