Aufbewahrungsfrist der BEM-Akte
Grundsätzlich richtet sich die Aufbewahrungsfrist nach dem Zeitpunkt, an dem der Zweck der Datenspeicherung endet. Das bedeutet: Ist ein BEM-Verfahren beendet, entfällt auch der Zweck der angelegten BEM-Akte. Für das BEM gibt es hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist allerdings keine gesetzlichen Aussagen.
In der Praxis hat sich jedoch die folgende Handhabung bewährt:
- BEM-Verfahren wurde angenommen und durchgeführt: Die Akte wird ab der Beendigung des Verfahrens für drei Jahre aufbewahrt. So kann bei einer Folgeerkrankung der betroffenen Person die BEM-Akte genutzt werden, um ggf. ein erneutes BEM-Verfahren durchzuführen und auf die bestehenden Daten zurückzugreifen.
- BEM-Verfahren wird angeboten und abgelehnt bzw. die Einwilligung widerrufen: Die BEM-Akte wird umgehend vernichtet. In der Personalakte werden lediglich alle notwendigen Nachweise über das erfolgte Anbieten eines ordnungsgemäßen BEM-Verfahrens gespeichert.
Für die BEM-Akte sollte die Möglichkeit bestehen, dass der / die Mitarbeiter : in diese vor Vernichtung noch einmal einsehen bzw. diese auch an sich nehmen kann. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt zu einem erneuten BEM-Verfahren bei dieser Person kommen, können so die Unterlagen hierfür noch einmal genutzt werden.
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