Aufbewahrungsfristen
Der Gesetzgeber fordert eine Archivierung (Aufbewahrung) von Dokumenten über verschiedene Zeiträume. Es gibt also unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Bereichsspezifische Gesetze und Verordnungen finden vorrangige Anwendung (z. B. HBG, AO, BGB etc.).
Für jedes Dokument ist einzeln festzulegen, ab welchem Datum/Zeitpunkt die Aufbewahrungsfrist beginnt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer dann, wenn der Erhebungs- bzw. Verarbeitungszweck für diese Daten erfüllt ist.
Dies ist z. B. zu folgenden Zeitpunkten der Fall:
- Vertragsende (z. B. Betreuung), Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
- Abschluss einer Erhebung (z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen)
- Widerruf einer betroffenen Person (z. B. Einwilligung)
Wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen Dokumente vernichtet bzw. Dateien gelöscht werden. Ein implementiertes Löschkonzept kann ein Instrument darstellen, mit welchem sich die individuellen Regeln zur Vernichtung bzw. Löschung definieren und dokumentieren lassen.
Personenbezogene Daten sind generell zu löschen, wenn Folgendes der Fall ist:
- Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen.
- Ihre Speicherung war unzulässig.
- Die Richtigkeit der Daten kann nicht gewährleistet werden.
- Die betroffene Person fordert es und es ist keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben.
Wer seine personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch schützen möchte, der sollte sich mit dem Thema „Datenschutz“ beschäftigen.
Denn der Datenschutz beinhaltet hinsichtlich personenbezogener Daten die Kontrolle über:
- Zugriff
- Verarbeitung sowie
- Einhaltung bestimmter Regeln, um die Privatsphäre von Personen zu schützen
Immer mehr persönliche Informationen werden online gespeichert und ausgetauscht, sei es in sozialen Netzwerken oder bei der Nutzung von Online-Shops. Um die privaten Daten zu schützen, ist es deshalb wichtig, dass ein umfassendes Bewusstsein dafür geschaffen wird, welche Daten preisgegeben werden und wer Zugriff auf sie hat.
Online-Schulungen und können dabei helfen, über das Thema „Datenschutz“ aufzuklären. Durch interaktive Lernmodule und praktische Übungen lernen Nutzerinnen und Nutzer, wie sie ihre Daten schützen können und welche Maßnahmen sie ergreifen sollten, um ihre Privatsphäre zu wahren.
Ebenso gehört eine große Flexibilitätzu den Vorteilen von eLearning. Nutzerinnen und Nutzer können jederzeit und von überall aus auf die Schulungen zugreifen und lernen in ihrem eigenen Tempo. So wird das Wissen besser vertieft und gefestigt. Dies erleichtert es, sich mit dem Thema „Datenschutz“ auseinanderzusetzen und das Gelernte langfristig anzuwenden.
