Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Formerfordernis
Dieser Lerninhalt beschäftigt sich damit, welche Formerfordernis es bei einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu beachten gilt.
Sprache
Das Verzeichnis ist regelmäßig in deutscher Sprache zu führen. Wird das Verzeichnis in einer anderen Sprache geführt (z. B. in englischer Sprache bei internationalen Unternehmen), muss das Unternehmen in der Lage sein, das von der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde angeforderte Verzeichnis unverzüglich in deutscher Sprache zur Verfügung stellen zu können.
Schriftlich – elektronisch
Das Verzeichnis ist schriftlich zu führen. Dies kann auch in einem elektronischen Format erfolgen. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde kann das Format der Vorlage (schriftlich in Papierform oder elektronisch in Textform) eigenständig festlegen und daher auch bei einem im elektronischen Format geführten Verzeichnis den Ausdruck verlangen.
Aktualisierung des Verzeichnisses – Änderungshistorie
Um Änderungen der Eintragungen im Verzeichnis nachvollziehen zu können (z. B. wer war wann Verantwortliche : r, Datenschutzbeautragte : r etc.), sollte eine Dokumentation der Änderungen mit einer Speicherfrist von einem Jahr erfolgen.
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