Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber fordert eine Archivierung (Aufbewahrung) von Dokumenten über verschiedene Zeiträume. Bereichsspezifische Gesetze und Verordnungen finden vorrangige Anwendung (z. B. HBG, AO, DSGVO etc.)
Zusätzlich dazu gelten für jede Art von personenbezogenen Daten die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. der Länderdatenschutzgesetze. Insbesondere die Aufbewahrungsfrist von Sozialdaten ist zu beachten.
Ein Instrument, mit dem die individuellen Löschregeln der einzelnen Datenkategorien für das Unternehmen definiert und dokumentiert werden können, ist ein implementiertes Löschkonzept.

Personenbezogene Daten sind generell zu löschen, wenn 

• ihre Speicherung unzulässig ist,
• es sich um Daten handelt, deren Richtigkeit durch die verantwortliche Stelle nicht bewiesen werden kann,
• der Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung erfüllt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Löschung entgegensteht,
• die betroffene Person es fordert und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist und
• nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Datenträgervernichtung
Das Gesetz sieht eine datenschutzkonforme Datenträgervernichtung nach DIN 66399 1−3 vor. Diese gliedert sich in folgende Schutzklassen auf:

• Schutzklasse 1: Normaler Bedarf für interne Daten
• Schutzklasse 2: Hoher Bedarf für vertrauliche Daten
• Schutzklasse 3: Sehr hoher Bedarf für besonders geheime Daten