Kommunikation – E-Mails, Teil I

E-Mails sind eine schnelle und unkomplizierte Art und Weise der Kommunikation. Neben den internen Nachrichten, die Aufträge für andere Abteilungen oder Gesellschaften beinhalten können, hat über die letzten Jahre auch der Schriftverkehr mit Externen via E-Mail zugenommen. 

Ob und mit welchem Inhalt eine E-Mail-Kommunikation zulässig ist, soll an anderer Stelle beantwortet werden. Der Schwerpunkt dieses Lernthemas liegt auf den Funktionen von Outlook. 

Outlook bietet neben dem E-Mail-Verkehr ein Adressbuch, das zum Erfassen und Pflegen von Kontaktdaten genutzt werden kann. Des Weiteren stehen Kalender, Aufgaben und weitere Funktionen zur Verfügung. Zu diesen weiteren Funktionen gehört auch der Speicher/das Gedächtnis genutzter E-Mail-Adressen. Diese werden Ihnen als Nutzerin/Nutzer immer wieder automatisch eingeblendet (AUTOVERVOLLSTÄNDIGT), sobald Sie nur wenige Buchstaben des Namens der Empfängerin, des Empfängers in die Adresszeile eingeben. Leider kommt es häufig dazu, dass durch die Betätigung der „Entertaste“ die erste der vorgeschlagenen Empfängeradressen ausgewählt wird, es sich aber womöglich nicht um die korrekte Empfängerin oder den korrekten Empfänger handelt. Um einen Fehlversand von personenbezogenen Daten zu vermeiden, sind folgende Punkte hilfreich: 

• Beim Ausscheiden von Klientinnen und Klienten oder bei Beendigung anderer Verträge sollten die E-Mail-Adressen der betroffenen Personen und der gesetzlichen Betreuerinnen, Betreuer und Angehörigen aus dem Adressbuch gelöscht werden. 
• Angelegte Gruppen sollten regelmäßig auf Empfängerinnen und Empfänger geprüft werden, die nicht mehr aktuell sind. 
• Nutzung von Empfängeradressen ausschließlich aus dem Adressbuch und nicht aus dem Gedächtnis 
• Löschen eines oder mehrerer vorgeschlagener Empfänger aus der AutoVervollständigen-Liste 

Anleitung zum Löschen von Empfängerinnen und Empfängern aus der AutoVervollständigen-Liste 

Sie können einen Eintrag oder mehrere Einträge aus der Liste „Zuletzt verwendete Personen“ entfernen. Wenn Sie mit der Maus auf den jeweiligen Eintrag zeigen, wird rechts neben dem Eintrag der Person ein X angezeigt. Klicken Sie auf das X, um den Namen und die E-Mail-Adresse der Person aus der AutoVervollständigen-Liste zu löschen. Die Person wird dadurch nicht aus Ihrem Ordner „Kontakte“ oder aus einem anderen Adressbuch entfernt. 

Sie können auch die Pfeiltasten verwenden, um sich durch die Liste zu bewegen. Wenn Sie den Namen der entsprechenden Person erreichen, die Sie löschen möchten, drücken Sie die Taste ENTF. 

Wenn Sie den Namen einer Empfängerin, eines Empfängers entfernt haben, wird dieser nicht mehr in der AutoVervollständigen-Liste angezeigt, es sei denn, Sie wählen Sie ihn bewusst aus Ihrer Kontaktliste aus oder geben die Adresse manuell ein. Diese Aktionen fügen die Adresse wieder zur AutoVervollständigen-Liste hinzu.