Datenschutz und Einwilligungen

DATENSCHUTZ IST OBERSTES GEBOT! Bei jeder Form der Social-Media-Arbeit müssen Sie stets die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachten.

Jeder Social-Media-Account einer Organisation muss Folgendes enthalten bzw. beachten:

• Ein vollständiges Impressum und eine Datenschutzerklärung
• Einen Link zur Datenschutzerklärung und zum Impressum der Organisation
• Die Nutzung von DSGVO-konformen Tools wie „Wonderlink“ wird empfohlen.

Für jede Person, die in den Beiträgen von Organisationen auf Social-Media-Plattformen gezeigt oder erwähnt wird, benötigen Sie:

• Eine schriftliche datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung
• Bei Minderjährigen unter 16 Jahren zusätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten

Entsprechende Einwilligungsformulare werden von der verantwortlichen Stelle für die Unternehmenskommunikation zur Verfügung gestellt und dürfen nicht verändert werden. Ohne gültige Einwilligungen ist es nicht erlaubt, Bilder oder Videos zu veröffentlichen, auf bzw. in denen Personen erkennbar sind.

Dokumentation und Speicherung

• Alle Einwilligungen und eingeholten Nutzungsrechte sind zentral zu dokumentieren und aufzubewahren.
• Der Standort ist verpflichtet, die Einwilligungserklärungen zu digitalisieren (einzuscannen) und aufzubewahren.
• Für jedes verwendete Bild/Video ist mindestens zu dokumentieren:
  • Quelle/Urheberin bzw. Urheber
  • Datum der Aufnahme
  • Einwilligungen der dargestellten Personen
  • Nutzungsumfang und -dauer
• Sämtliches erzeugtes Bildmaterial für Social-Media-Zwecke darf ausschließlich auf dienstlichen Geräten und in den dafür vorgesehenen Unternehmenssystemen gespeichert werden, sofern Ihr Unternehmen mit Dienstgeräten arbeitet.
• Die Speicherung auf privaten Geräten, in privaten Cloud-Accounts oder auf externen Speichermedien ist untersagt.