Vertrauensperson für Meldungen
Die Vertrauenspersonen für Meldungen (Meldestellenbeauftragte, Meldestellenbeauftragter) spielen eine bedeutende Rolle innerhalb der Organisation und sind für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) verantwortlich.
Zu ihren Aufgaben gehören:
- Implementierung eines Meldesystems
- Betrieb der internen Meldestelle
- Ansprechperson für hinweisgebende Personen
- Erstprüfung eingehender Hinweise
- Bearbeitung der Fälle mittels interner Untersuchungen
- Kommunikation mit hinweisgebenden und beschuldigten Personen
- Empfehlung und ggf. Einleitung von Folgemaßnahmen
- Ergreifen weiterer Maßnahmen, z. B. Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten, Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Compliance usw.
- Dokumentation der Meldungen und Einhaltung gesetzlicher Fristen
Es ist von großer Bedeutung, dass die Aufgabe als Vertrauensperson nur von Personen wahrgenommen wird, die nicht in einem Interessenkonflikt mit der Organisation stehen (Interessenskonflikte sind z. B. Geschäftsführung, Vorstände etc.). Darüber hinaus müssen diese Personen vertrauenswürdig sein und zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet werden.
