Kommunikation- E-Mail I
Emails sind eine schnelle und unkomplizierte Art und Weise der Kommunikation. Neben den internen Nachrichten, die Aufträge für andere Abteilungen oder Gesellschaften beinhalten können, hat über die letzten Jahre auch der Schriftverkehr via Email mit Externen zugenommen.
Ob und mit welchem Inhalt eine Email-Kommunikation zulässig ist, soll an anderer Stelle beantwortet werden. Der Schwerpunkt in diesem Lern-Thema liegt auf den Funktionen von Outlook.
Outlook bietet neben dem Mailverkehr auch ein Adressbuch, das zum Pflegen von Kontakten genutzt werden kann. Des weiteren stehen Kalender, Aufgaben und weitere Funktionen zur Verfügung. Zu diesen weiteren Funktionen gehört auch der Speicher / das Gedächtnis genutzter Email-Adressen. Diese werden Ihnen als Nutzer immer wieder eingeblendet (ATUOVERVOLLSTÄNDIGT) sobald Sie nur wenige Buchstaben des Empfängers in die Adress-Zeile eingeben. Leider kommt es häufig dazu, dass durch die Betätigung der „Enter-Taste“ der erste der vorgeschlagenen Empfänger ausgewählt wird, es sich aber nicht um den korrekten Empfänger handelt. Um einen Fehlversand von personenbezogenen Daten zu vermeiden, sind folgende Punkte hilfreich:
- Bei Ausscheiden von Klientinnen oder Beendigung anderer Verträge sollten die Email-Adressen der Betroffenen und der ges. Betreuer und Angehörigen aus dem Adressbuch gelöscht werden
- Angelegte Gruppen sollten regelmäßig auf Empfänger geprüft werden, die nicht mehr aktuell sind
- Nutzung von Empfänger-Adressen ausschließlich aus dem Adressbuch und nicht aus dem Gedächtnis
- Löschen eines oder mehrerer vorgeschlagener Empfänger aus der AutoVervollständigen-Liste
Anleitung zum Löschen von Empfängern aus der AutoVervollständigen-Liste
Sie können eine oder mehrere Einträge aus der Liste Zuletzt verwendete Personen entfernen. Wenn Sie mit der Maus auf den Eintrag zeigen, wird rechts neben dem Eintrag der Person ein X angezeigt. Klicken Sie auf das X, um den Namen und die E-Mail-Adresse der Person aus der AutoVervollständigen-Liste zu löschen. Dadurch wird die Person nicht aus Ihrem Ordner “Kontakte” oder einem anderen Adressbuch entfernt.
Sie können auch die Pfeiltasten verwenden, um sich durch die Liste zu bewegen, und wenn Sie den Namen der Person erreichen, die Sie löschen möchten, drücken Sie die Taste ENTF.
Wenn Sie einen Empfängernamen entfernt haben, wird dieser nicht mehr in der AutoVervollständigen-Liste angezeigt, es sei denn, Sie wählen Sie ihn bewusst aus Ihrer Kontaktliste aus oder geben die Adresse manuell ein. Diese Aktionen fügen die Adresse wieder zur AutoVervollständigen-Liste hinzu.
